Risico’s van een kasadministratie

Risico’s van een kasadministratie
Bericht laatst bijgewerkt op

De Belastingdienst beoordeelt tijdens een boekenonderzoek de kasadministratie. Indien de kasadministratie niet (volledig) voldoet aan de administratieve verplichtingen zal de Belastingdienst de administratie verwerpen met als doel de bewijslast om te keren en te verzwaren. Het gevolg is een uitzichtloze positie indien de belastingdienst correcties oplegt.

Wat zijn nu deze risico’s bij een kasadministratie van een horecabedrijf?

1. Kasregisterbestanden

De Hoge Raad heeft recentelijk uitgemaakt dat niet alleen de Z-afslagen bewaard moeten worden, maar ook digitaal alle detailinformatie die in de kasregister is ingevoerd. Dus van elke bestelling, de soort bestelling, het gerecht, het bedrag, het tijdstip en de bediende die het heeft ingevoerd. Maak regelmatig back-ups van de kassa en bewaar deze op een andere locatie!

2. Kascontrole

De Belastingdienst stelt dat een kas het liefst dagelijks gecontroleerd moet worden. Hiermee wordt niet alleen bedoeld dat de werkelijke omzet van een dag overeen moet komen met de omzet volgens kasregister, maar ook dat het aanwezig kasgeld van het gehele bedrijf overeen moet komen met het werkelijke kassaldo.

De dagelijkse omzet wordt meestal goed geadministreerd en gecontroleerd. Meestal gaat dat door middel van een uitdraai van de kassa met een dagstaat waar het ontvangen geld op staat verwerkt. Indien er verschillen zijn wordt dat op de dagstaat aangetekend.

Kluis

De meeste horecaondernemers hebben naast de inhoud van de kassa (meestal een vast bedrag aan wisselgeld) een kluis waar elke dag de dagomzet wordt opgeborgen voordat afstorting bij de bak plaatsvindt. In deze kluis wordt vaak (veel) geld bewaard dat meestal niet wordt vergeleken met het boekhoudkundige saldo. Dit komt ook omdat het veel werk is om dagelijks of regelmatig dit geld te tellen. Een accountants- of administratiekantoor controleert meestal niet het aanwezige kasgeld. De ondernemer laat dit soms ook niet toe. Indien dit saldo niet regelmatig wordt gecontroleerd zal de Belastingdienst stellen dat er geen kascontrole plaatsvindt en dit mede gebruiken voor de beoordeling van de kwaliteit van de administratie.

Risico’s van een kasadministratie

Kasgeld

Een manier om het kasgeld op een redelijk eenvoudige manier onder controle te houden is om al het aanwezige kasgeld (uiteraard behoudens het wisselgeld in de kassa) af te storten bij de bank. Het aanwezige kasgeld na de storting is dan nihil. Indien het kasboek een ander saldo weergeeft na de boeking van de storting bij de bank dan heeft de kas een kasverschil. Op zich is een kasverschil geen probleem indien het maar wordt geanalyseerd en toegelicht in de kasadministratie. Het is redelijk normaal dat er soms een kasverschil is omdat er nu eenmaal fouten worden gemaakt. Indien er nooit een kasverschil is dan is dit eerder een reden om te twijfelen aan de juistheid van de kasadministratie. Een andere manier om kascontrole toe te passen is om de gehele kas regelmatig, bijvoorbeeld een keer per week of maand, in het geheel te tellen. Het getelde geld moet dan vergeleken worden met het kassaldo volgens het kasboek (en ook de grootboekrekening kas). Verschillen moeten worden geanalyseerd en toegelicht. Het verschil moet als kasverschil worden geboekt.

Correcties

Onze ervaring is dat de Belastingdienst bij een boekenonderzoek bij een horecabedrijf veelvuldig correcties oplegt. Meestal zijn dit winstcorrecties, soms gekoppeld met loonbelastingcorrecties. De Belastingdienst gaat er vanuit dat veel horecaondernemers frauderen. Dit werd zelfs een keer naar voren gebracht door de Belastingdienst tijdens een gerechtelijke procedure, maar ook tijdens een vaktechnisch overleg gaven deskundigen aan dat de Belastingdienst dit standpunt veelal inneemt. Een boekenonderzoek levert daarom de nodige problemen op. De conclusie is dan ook dat het belangrijk is om een kasregister te hebben die alle informatie digitaal bewaart (naast goed onderbouwd Z-afslagen) en dat de kas, liefst dagelijks, gecontroleerd wordt, niet alleen op de dagelijkse omzet maar ook op het kassaldo.

Weten is één, uitvoeren is twee. De Belastingdienst is niet makkelijk te overtuigen. Een rechter ook niet.

Oomen fiscaal onderzoek en advies.
Mr. Wil Oomen
www.oomenfiscaalonderzoek.nl

Oomen Administratiekantoor
Ing. Ruud Oomen
www.oomenadministratiekantoor.nl

Heb je hulp nodig bij een drugsgerelateerd probleem? Neem zo snel mogelijk contact op met je lokale hulplijn. In geval van onmiddellijke levensbedreigende omstandigheden, bel nu 112!

Geef een reactie

Recente berichten

Over Soft Secrets

Soft Secrets is internationaal de toonaangevende bron voor cannabisteelt, legalisatie, cultuur en entertainment. Ons doel is om mensen met dezelfde interesses te verbinden via relevante en actuele informatie zoals gezondheid, levensstijl en zakelijke kansen rondom de cannabiscultuur.