Wat verwacht de belastingdienst qua administratie van de coffeeshop?

Het grote verschil zit dan vooral in wat dagelijks bijgehouden, geregistreerd en bewaard moet worden van de dagelijkse inkopen, de dagelijks omzet en de dagelijkse voorraden. Dit moet dan aansluiten op de kasregistratie, waarin ook naast de inkopen en de omzet alle andere kosten die per kas betaald worden moeten worden bijgehouden, met bewijs van die kosten en de saldi van de dagelijkse kas en hoe die aansluit met de omzet en de kosten/inkopen en de controle daarop. Daarnaast moeten de opnames en stortingen ook op de juiste dag worden geboekt in het kasboek. Op basis hiervan kan een kascontrole plaatsvinden en het saldo van het kasboek worden vergeleken met het daadwerkelijk aanwezige geld. Een functiescheiding is enorm belangrijk. De controle en registratie van de verschillende administratieve processen moeten inzichtelijk zijn en volledig worden bewaard.

Gebreken in de administratie

Indien bijvoorbeeld niet de gehele kas (dus niet alleen het geld in de kassa maar de gehele kasgelden inclusief de overgebleven gelden van de voorgaande dagen) dagelijks wordt geteld, gecontroleerd en vergeleken met de inkomsten en uitgaven, dan is dit al een groot probleem voor de belastingdienst. Dit kan tot verwerping van de administratie leiden. Zoals ik al vaker heb uitgelegd leidt verwerping van de administratie tot omkering en verzwaring van de bewijslast. Dit is enorm belastend voor de ondernemer, omdat nu de belastingdienst de winst mag schatten en de ondernemer overtuigend moet aantonen dat die schatting onjuist is. Dit is meestal een uitzichtloze positie omdat de administratie die verzwaarde bewijslast, bewijzen dat de schatting onjuist is, niet aankan.

Functiescheiding

Elk gebrek in de administratie kan leiden tot verwerping van de administratie.

Kascontrole en controle van de administratie houdt in dat er functiescheiding is en dat de ondernemer niet alles alleen doet, want dan is misbruik aanwezig, aldus de belastingdienst. Dat betekent dat de dagelijkse omzet gecontroleerd moet worden door het personeelslid dat de kas afrekent en afsluit op het eind van de dienst. Hij behoort een aansluiting te maken met de beginvoorraad, de eindvoorraad, de inkopen en de omzet. Dit moet vergeleken worden met het aanwezige kasgeld. De ondernemer (of manager) controleert vervolgens die dagafrekening en vergelijkt dit ook met de voorraadpositie in de shop en eventueel buiten de shop. Daarnaast behoort dit gecontroleerd te worden met de totale kas. Ik heb meegemaakt dat de totale kas vele tonnen bedroeg. Ga dat maar eens elke dag controleren. Dat gebeurt dus vaak niet en men gaat er dan vanuit, als de omzet van elke dag is gecontroleerd, dat dit voldoende is en dat het kassaldo daarop aan moet sluiten. Verdere controle is dan niet nodig aldus veel ondernemers, maar de belastingdienst en ook de rechters denken daar anders over. Problemen met de Belastingdienst kunnen weer leiden tot problemen met een verlenging van de vergunning.

Kunnen we hier iets tegen doen?

Ja, zorg voor een administratiekantoor/accountantskantoor die dit goed begeleidt en controleert. Geef aandacht aan de dagelijkse controle en zorg dat het personeel die de dagelijkse kas opmaakt dit zorgvuldig doet. Zorg dat je de controle goed vastlegt en dat een jaar later dit volgbaar is, want de belastingdienst controleert altijd veel later en verwacht dat alles duidelijk en uitlegbaar is. Dit blijkt vaak niet zo te zijn. Registratie van de volledige administratie met daarin een goede functiescheiding is voor een coffeeshophouder enorm belangrijk. Hoe hiermee om te gaan? Ons advies is: De administratie goed bijhouden en bij problemen desnoods procederen en druk uitoefenen op de belastingdienst en uw adviseurs.

Conclusie: Weten is één, bewijzen is twee. De belastingdienst en de rechters zijn niet makkelijk te overtuigen, maar het kan wel.

Oomen fiscaal onderzoek en advies.

Mr. Wil Oomen

Oomen Administratiekantoor

Ing. Ruud Oomen LLB