De Hoge Raad over het kassasysteem

Ik heb u vaker gewezen op het belang van het bewaren van detailgegevens door het kasregistersysteem. Onze cliënt, een horecaonderneming, had een kassa die geen detailgegevens kon bewaren en kreeg forse aanslagen en boetes van de Belastingdienst. Nu heeft de Hoge Raad onlangs eindelijk in deze zaak wederom in het voordeel van de cliënt beslist. Deze procedure is één keer voor de Rechtbank, twee keer voor het Gerechtshof en twee keer voor de Hoge Raad geweest. Tijdens al deze procedures heeft de Belastingdienst verloren. De Belastingdienst ging echter telkens in hoger beroep dan wel in cassatie bij de Hoge Raad. Het laatste woord, de tweede cassatieprocedure voor de Hoge Raad, heeft ertoe geleid dat nu duidelijkheid is. Deze procedures hebben tot veel geduld en frustratie geleid. Dit niet alleen omdat de Belastingdienst telkens de uitspraak betwiste en in hoger beroep of cassatie ging, maar ook omdat er hierdoor veel onduidelijkheid bleef. Uiteindelijk zijn alle navorderingsaanslagen en boeten vernietigd.

Wat heeft de Hoge Raad nu beslist?

De Hoge Raad heeft geoordeeld dat de kasregisteradministratie van een horecaonderneming bewaard moet blijven. Dit geldt niet alleen voor de papieren uitdraaien maar ook voor de digitale bestanden. Daarnaast heeft de Hoge Raad geoordeeld dat ook de detailgegevens (elke bestelling met vermelding van artikel, bedrag etc.) digitaal bewaard moet blijven, ook al laat het kasregistersysteem deze opslag niet toe. Van overmacht is geen sprake, aldus de Hoge Raad. Als laatste heeft de Hoge Raad aangegeven dat indien er geen detailgegevens zijn, zoals in onderhavige casus, er in elk geval controle van de goederenbeweging (relatie inkoop versus omzet op goederenniveau) mogelijk moet zijn.

Onmogelijke opgave

In casu hebben wij aangetoond dat deze controle mogelijk was. Dit hebben wij vanaf de eerste procedure naar voren gebracht, maar de Belastingdienst stelde dat ongeacht of controle op een andere wijze mogelijk is de detailgegevens ook bewaard moeten worden omdat daar mogelijk informatie uit te halen valt die van belang kan zijn bij de controle. Indien er niet is bewaard kan er sprake zijn van omkering en verzwaring van de bewijslast, met als gevolg dat de Belastingdienst de aanslagen en (in mindere mate) de boeten mogen schatten. De belastingplichtige moet daarna overtuigend aantonen dat deze schatting onjuist is. Dit is een bijna onmogelijke opgave. De Hoge Raad heeft in dit geval uiteindelijk geconcludeerd dat controle mogelijk was en heeft geoordeeld dat alle aanslagen en boeten onterecht zijn opgelegd. Het ging om forse bedragen, aangezien de Belastingdienst een grove schatting had toegepast.

Zorg voor goede back-ups van het cashregistersysteem!

Belangrijk is om te concluderen dat het oordeel van de Hoge Raad behelst dat alle detailgegevens in principe moeten worden bewaard en dat het kasregistersysteem dus een back-up functie moet hebben. Uiteraard behoeft het geen vermelding dat ook andere gegevens bewaard moeten blijven. Ook kladpapiertjes moeten feitelijk bewaard blijven. De Belastingdienst zal er altijd gebruik van maken als iets niet is bewaard. Schending van de bewaarplicht kan tot omkering van de bewijslast leiden. Indien gegevens geen zelfstandige betekenis hebben, omdat ze bijvoorbeeld in het geheel zijn overgenomen op een andere document of digitaal bestand, dan kan het oorspronkelijke bescheid (bijvoorbeeld een kladschrift) vernietigd worden. Weten is één, bewijzen is twee. Een belastingambtenaar en ook een rechter zijn niet eenvoudig te overtuigen. Oomen fiscaal onderzoek en advies. Mr. Wil Oomen Oomen Administratiekantoor Ing. Ruud Oomen www.oomenfiscaalonderzoek.nl www.oomenadministratiekantoor.nl