Risico’s van een kasadministratie
De Belastingdienst beoordeelt tijdens een boekenonderzoek de kasadministratie. Indien de kasadministratie niet (volledig) voldoet aan de administratieve verplichtingen zal de Belastingdienst de administratie verwerpen met als doel de bewijslast om te keren en te verzwaren. Het gevolg is een uitzichtloze positie indien de belastingdienst correcties oplegt.
Wat zijn nu deze risico’s bij een kasadministratie van een horecabedrijf?
1. Kasregisterbestanden
De Hoge Raad heeft recentelijk uitgemaakt dat niet alleen de Z-afslagen bewaard moeten worden, maar ook digitaal alle detailinformatie die in de kasregister is ingevoerd. Dus van elke bestelling, de soort bestelling, het gerecht, het bedrag, het tijdstip en de bediende die het heeft ingevoerd. Maak regelmatig back-ups van de kassa en bewaar deze op een andere locatie!2. Kascontrole
De Belastingdienst stelt dat een kas het liefst dagelijks gecontroleerd moet worden. Hiermee wordt niet alleen bedoeld dat de werkelijke omzet van een dag overeen moet komen met de omzet volgens kasregister, maar ook dat het aanwezig kasgeld van het gehele bedrijf overeen moet komen met het werkelijke kassaldo. De dagelijkse omzet wordt meestal goed geadministreerd en gecontroleerd. Meestal gaat dat door middel van een uitdraai van de kassa met een dagstaat waar het ontvangen geld op staat verwerkt. Indien er verschillen zijn wordt dat op de dagstaat aangetekend.Kluis
De meeste horecaondernemers hebben naast de inhoud van de kassa (meestal een vast bedrag aan wisselgeld) een kluis waar elke dag de dagomzet wordt opgeborgen voordat afstorting bij de bak plaatsvindt. In deze kluis wordt vaak (veel) geld bewaard dat meestal niet wordt vergeleken met het boekhoudkundige saldo. Dit komt ook omdat het veel werk is om dagelijks of regelmatig dit geld te tellen. Een accountants- of administratiekantoor controleert meestal niet het aanwezige kasgeld. De ondernemer laat dit soms ook niet toe. Indien dit saldo niet regelmatig wordt gecontroleerd zal de Belastingdienst stellen dat er geen kascontrole plaatsvindt en dit mede gebruiken voor de beoordeling van de kwaliteit van de administratie.
